O universo digital e sua agilidade na troca de informações, expandiu-se ao ponto de ser indispensável para a maior parte das empresas. Um dos setores que se beneficiaram dessa expansão foi a contabilidade.
Responsável por registrar todos os serviços contábeis e a totalidade das operações comerciais, financeiras e fiscais de uma empresa, a contabilidade precisava se resguardar quanto ao sigilo de suas informações e garantir que fossem preenchidas adequadamente pelas pessoas corretas. O sistema de certificação digital garante a veracidade e a origem das informações e torna os processos de autenticação mais eficazes.
No entanto, algumas dúvidas ainda são recorrentes, tanto para quem já utiliza quanto para aqueles que aderiram recentemente à certificação digital. Nesse texto, serão explanadas algumas das principais dúvidas sobre a certificação digital.
Índice
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Tipos de Certificados Digitais:
e-CNPJ: é a versão eletrônica do CNPJ de uma empresa. Utilizado para emissão de notas fiscais eletrônicas, transmissão de Escritura Fiscal e outras obrigações acessórias.
e-CPF: no ambiente virtual, ele substitui o CPF, sendo utilizado, inclusive, para declarações do Imposto de Renda.
Quais atividades podem ser autenticadas através da certificação digital?
Entre as atividades mais comuns que podem ser autenticadas pela certificação digital estão:
- Transações Bancárias;
- Envio de declarações da empresa para órgãos fiscalizadores do governo;
- Assinatura de documentos pela internet;
- Assinatura de Notas Fiscais Eletrônicas, Manifestações de Destinatário, Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-es);
- Acesso (login) no e-Cac da Receita Federal.
Classificação dos certificados digitais:
Os certificados digitais são divididos em duas séries, A e S:
A série A é responsável pela identificação e autenticidade das informações trocadas dentro do ambiente virtual da empresa como e-mails, redes privadas e assinatura de documentos eletrônicos. Os mais utilizados são o A1, cuja finalidade é criar uma “chave de acesso” para a própria estação de trabalho; o A3, que cria uma chave para uma mídia criptografada à parte, como o “Tolken” ou o “SmartCard”.
A série S é utilizada para criptografar mensagens e documentos compartilhados no ambiente virtual da empresa (sites, intranet ou outros softwares), dando acesso somente a pessoas que possuem permissão, garantindo a segurança das informações compartilhadas.
Emissão de certificados digitais:
Os certificados são emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil), através de uma Autoridade Certificadora. (Acesse o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI – para encontrar as autoridades credenciadas https://bit.ly/2SpmGg).
É necessário agendar uma data com a Autoridade Certificadora e o Representante legal deve comparecer pessoalmente, com a documentação obrigatória e, nos casos de e-CNPJ, não pode ser representado por procuração. Na hipótese desse representante estiver, de qualquer forma, impedido de comparecer, é possível solicitar validação presencial em seu escritório ou empresa. A validação presencial é gratuita, o serviço de atendimento à empresa ou ao domicílio, é pago.
Casos de óbito do representante legal: é necessário realizar a alteração do representante legal na Receita Federal do Brasil. Feito o procedimento, é possível comprar um novo Certificado Digital e realizar a validação.
No caso de uma nova sociedade, com um novo representante legal: o documento é de uso pessoal e intransferível e seus dados não podem ser alterados. Se a pessoa cadastrada não tem mais atuação na empresa, esse certificado deve ser revogado e será necessária a compra de um novo. Mas, antes de realizar qualquer procedimento de compra, o novo representante legal deve estar devidamente cadastrado na Receita Federal do Brasil.
Sua empresa já possui certificado digital? Essa ferramenta veio para agilizar processos com a devida segurança para você e seu empreendimento, mas como todo processo legal, requer o procedimento correto.
Para quaisquer dúvidas ou informações sobre este e outros procedimentos, sinta-se livre para entrar em contato com a nossa equipe por meio de nossos canais de atendimento.
